2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään KajaPro Oy:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden sekä työ- tai työssäoppimispaikan hakijoiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoito.
• Laskutus
• Rekisterinpitäjän palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tarkoitukset, kuten palveluiden kehittäminen, tarjoaminen ja toteuttaminen.
• Asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.
• Työhakemusten käsittely ja rekrytointeihin liittyvä viestintä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen rekisterinpitäjän lakisäätteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys voi muodostua esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden ja näiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

Henkilötietoja käsitellään:

• Rekisteröidyn suostumuksen perusteella lomakkeen täyttämisen yhteydessä, jolloin tapahtuu tietojen syöttäminen ja tallentaminen KajaPro Oy:n tietojärjestelmään.
• Rekisteröidyn verkkosivuiltamme lataaman tiedoston perusteella, jolloin henkilötiedot tallennetaan KajaPro Oy:n tietojärjestelmään.

Henkilötiedot tallennetaan KajaPro Oy:n tietojärjestelmään myös rekisteröidyn omien sähköpostitse lähetettyjen tiedostojen perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa ilmoitetuilla yhteydenottotavoilla.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:

Asiakasrekisteri

• Nimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Yritys ja asema
• Yrityksen osoitetiedot
• Asiakassuhteeseen ja tilaukseen liittyvät tiedot
• Sivustokäyttäytyminen ja analytiikka

Työnhakijarekisteri

• Nimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Työhakemus, ansioluettelo ja muut työnhakijan antamat lisätiedot
• Tieto rekrytoinnin etenemisestä ja lopputuloksesta
• Työntekijöidemme arvio työntekijän soveltuvuudesta tehtävään
• Työnhakijan kanssa käyty rekrytointiin liittyvä viestintä

5. Rekisteröidyt

Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:

• Suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen hoitamiseksi.
• Suoraan rekisteröidyltä itseltään työnhaun ja rekrytoinnin osana.
• Suoraan rekisteröidyltä itseltään muun yhteistyösuhteen osana.
• Suoraan rekisteröidyltä itseltään muun yhteistyösuhteen osana.
• Rekisteröidyn työnantajan tai muun rekisterinpitäjään asiakas-, yhteistyö- tai muussa sopimussuhteessa olevan tahon edustajalta.

Asiakasrekisteri:

Henkilötietoja tallennetaan rekisteriin, mikäli henkilö kuuluu KajaPro Oy:n kumppani- tai asiakasyritykseen.

Työnhakijarekisteri:

Tietoja tallennetaan rekisteriin työnhakijan täytettyä KajaPro Oy:n työhakemuslomakkeen tai otettua meihin yhteyttä sähköpostitse. Keräämme tietoa myös rekrytointiin osallistuvilta työntekijöiltämme, jotka arvioivat työnhakijan soveltuvuutta avoimeen tehtävään.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Työhakemuksia säilytetään kahden vuoden ajan.

Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Henkilötietojen poistamisen yhteydessä pyydämme huomioimaan, että varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu KajaPro Oy:n tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. KajaPro Oy:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

8. Henkilötietojen säännönmukainen jakaminen ja siirto

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi mikäli viranomaiset lainmukaisesti niin edellyttävät tai pakottavan lainsäädännön niin vaatiessa. Lisäksi rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan aina soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Työnhakijan henkilötietoja voidaan luovuttaa KajaPro Oy:n yhteistyökumppaneille yrityksemme toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

9. Rekisterin suojaus ja tietoturva

Asiakasrekisteri:

Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Henkilötietoja voidaan käsitellä eri tietojärjestelmissä, jotka ovat joko KajaPro Oy:n tai sen kumppaneiden hallinnoimia. Olemme varmistaneet, että kumppanimme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Työnhakijarekisteri:

Työnhakijoiden henkilötiedot tallennetaan palvelimelle, joka täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. KajaPro Oy:n työntekijöillä on oikeus päästä rekisterin tietoihin vain silloin, kun heidän työtehtävänsä sitä vaatii.

Profilointi:

Emme käytä automaattista profilointia osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa KajaPro Oy:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit), jos KajaPro Oy käyttää suoramarkkinointiviestintää.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä.
• Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat KajaPro Oy:n käsittelemät henkilötiedot.
• Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.
• Vaatia henkilötietojensa poistamista.
• Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
• Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on KajaPro Oy:n oikeutettu etu.
• Saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot KajaPro Oy:lle. KajaPro Oy käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti. Pyydämme huomioimaan, että ennen pyynnön käsittelemistä meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, josta johtuen meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä tavalla. Voimme myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Ville Kemppaiselle osoitteeseen ville.kemppainen (at) kajapro.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

KajaPro Oy
Ville Kemppainen
Linnankatu 6A, 87100 Kajaani

11. Evästeet

Käytämme tällä verkkosivustolla evästeitä (cookies), joiden avulla käsittelemme ja analysoimme verkkosivustomme käyttöön liittyviä tietoja. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan tietokoneellesi, kun käyt tietyillä verkkosivuilla.

Evästeiden avulla pystymme ymmärtämään paremmin, millaisesta sisällöstä sivustomme käyttäjät ovat kiinnostuneita ja sen myötä parantaa nettisivujemme käyttäjäkokemusta.
Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käyttäjä voi kuitenkin halutessaan pyytää Google Analytics -evästeiden poistoa klikkaamalla tästä.

12. Lisätiedot

Mikäli sinulla on kysyttävää liittyen suorittamaamme henkilötietojen käsittelyyn, voit ottaa yhteyttä meihin tämän tietosuojalausekkeen kohdassa 1 tai kohdassa 10 ilmoitetuilla yhteystiedoilla.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.05.2020.